Datenschutzerklärung – Nutzung des Systems EPIS (Electronics Parts Information System) und der Webseite www.webepis.com
1. Verantwortlicher
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“) bei der Nutzung des Systems EPIS und Ihrem Besuch auf unserer Webseite www.webepis.com.
2. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
2.1.Nutzung des Systems EPIS
Grundsätze
EPIS ist die Standardanwendung des Volkswagen Konzerns zum Erstellen und Verwalten von Katalogen von Originalteilen und Zubehör. Es ist speziell dafür vorgesehen, die in der Händlerorganisation betriebenen Original-Teilekataloge ETKA usw. mit Dateninhalten zu versehen. Darüber hinaus kommuniziert EPIS mit verschiedenen Gruppensystemen sowie mit Produktionsstandorten der Gruppe im In- und Ausland, Vertriebszentren und Importeuren. Die SAP Originalteilsysteme ET2000, die von Vertriebszentren/Importeuren und anderen kommerziellen Systemen betrieben werden, werden von EPIS mit Materialstammdaten, wie z.B. Materialnummer, Teilebezeichnungen, Stücklisten, Maße, Gewichte, Lieferanten und andere Daten versorgt.
Verarbeitete personenbezogene Daten
In EPIS werden neben einer internen User ID (IT-Nutzungsdaten) auch berufliche Kontakt und Organisationsdaten wie der Name und der Vorname, die berufliche Telefonnummer und die berufliche E-Mail-Adresse sowie das Abteilungskürzel gespeichert..
Für die Verarbeitung der beruflichen und IT-Nutzungsdaten ist folgende Rechtsgrundlage relevant:
- Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG) – gilt für die Mitarbeiter der Volks-wagen AG
- Vertrag oder Vertragsanbahnung mit Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – gilt für User, die keine Beschäftigten der Volkswagen AG sind
Die personenbezogenen Daten können von dem betroffenen User eingesehen und ggf. auch verändert werden. Von den Betroffenen werden lediglich berufliche Kontaktdaten und IT-Nutzungsdaten verarbeitet. Organisato-risch wird bei der Beantragung eines Users immer ein mehrstufiges Verfahren zur Userberechtigung durchlau-fen, sodass auch nur die User berechtigt werden, die einen Zugriff zwingend benötigen. So wird der Kreis der Nutzer möglichst klein gehalten.
Beginn und Dauer der Speicherung
Die Daten von Benutzern werden beim Anlegen eines Benutzers durch einen Administrator verwaltet und ge-speichert. Sollte der EPIS Zugang für einen User nicht mehr benötigt werden, wird der Zugang spätestens einen Monat nach der Rückmeldung, dass EPIS nicht mehr benötigt wird, gesperrt.
Für die Rückfragen bzw. Nachweispflicht, bei unklarer Fahrzeug-Teile Identifikation ist es notwendig die Zuord-nung des technisch verantwortlichen Redakteurs zu Fahrzeug-Teilen zu speichern. Die Speicherung erfolgt ab der Zuordnung des technischen verantwortlichen Redakteurs, zu bestimmten Fahrzeug-Teil. Diese Zuordnung bleibt für 30 Jahren gespeichert. Diese Zuordnung ist für alle EPIS User ersichtlich, d.h. auch für die berechtigten EPIS User die von außerhalb Europa, aus sogenannten Drittländern, auf EPIS zugreifen.
Drittlandübermittlung
Wir teilen Ihre Daten mit Konzerngesellschaften der Volkswagen AG. Sofern Daten in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR erfolgt, sind wir als Verantwortlicher in der Pflicht, hierfür ein bestimmtes Schutzniveau zu ga-rantieren. Durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln stellen wir sicher, dass dieses Schutzni-veau gewahrt wird. Die verwendeten EU-Standardvertragsklauseln können Sie über die URL https://eur-lex.eu-ropa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:DE:PDF.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Dienstleister: Für die Bereitstellung von EPIS und der Webseite Webepis.com setzt die Volkswagen AG Dienst-leister, insbesondere die LexCom Informationssysteme GmbH („LexCom“) auf Grundlage einer entsprechenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung ein.
Systemnutzer: Alle Nutzer des Systems bei den Konzerngesellschaften besitzen Zugriff auf personenbezogene Daten, um den angestrebten fachspezifischen Austausch vornehmen zu können.
2.2 Besuch der Webseite www.webepis.com
Wenn Sie unsere Webseite www.webepis.com besuchen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen, z.B. im Zusammenhang mit dem Einsatz von Cookies. Bitte finden Sie nachstehend die Einzelheiten zur Datenver-arbeitung.
Vimeo
a.Grundsätze
Wir nutzen auf unserer Webseite das-Plugin des externen Dienstes Vimeo, um Videos einzustellen und Ihnen zugänglich zu machen. Anbieter des Videoportals ist die Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA („Vimeo“).
Beim Aufruf unserer Seite wird nicht sofort eine Verbindung zu den Servern von Vimeo in den USA hergestellt. Stattdessen wird ein lokales Bild ("Thumbnail") zur Ankündigung des Videos geladen und auf Vimeo als Drittan-bieter hingewiesen. Zusätzlich haben wir den Einbettungscode von Vimeo mit dem Parameter dnt=1 („do not track“) ergänzt: Damit wird das Setzen von Cookies verhindert. Siehe hierzu https://vimeo.zendesk.com/hc/en-us/articles/360001494447-Using-Player-Parameters.
b.Verarbeitete personenbezogene Daten und Rechtsgrundlage
Als Nutzer müssen Sie aktiv das Vimeo-Video starten. Erst dann findet eine Übertragung personenbezogener Daten (z.B. der IP-Adresse Ihres Endgerätes) an Vimeo statt. Die Nutzung von Vimeo erfolgt erst mit Ihrer Zu-stimmung durch Ihren aktiven Start des Videos im Sinne von Art. 6 (1) a) DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über das auf unserer Seite integrierte Usercentrics Consent Management steuern.
c.Beginn und Dauer der Speicherung
Die Übermittlung der Daten erfolgt an Vimeo als Verantwortliche. Bitte sehen Sie zur Dauer der Speicherung und zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten die Datenschutzerklärung von Vimeo, die Sie unter https://vimeo.com/pri-vacy abrufen können.
d.Drittlandsübermittlung
Bei einer Datenübermittlung an Vimeo in den USA ist die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet. Vimeo ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und bietet daher ausweislich eines Angemessenheitsbeschlus-ses der EU Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau. Einzelheiten zur Zertifizierung finden Sie unter: https://www.dataprivacyframework.gov/list.
e.Empfänger der personenbezogenen Daten
Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilen, werden Ihre Daten an Vimeo übermittelt.
Usercentrics Consent Management Platform
a.Grundsätze
Um die datenschutzrechtliche Einwilligung der Nutzer zu den von uns genutzten Cookies und Diensten einzuho-len und zu dokumentieren, verwenden wir das Cookie-Consent-Tool von Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Deutschland („Usercentrics“).
b.Verarbeitete personenbezogene Daten und Rechtsgrundlage
Bei der Nutzung unserer Webseite speichern wir Ihre Einwilligungsdaten (Datum und Uhrzeit der Einwilli-gung/Ablehnung und IP-Adresse) zum Zweck der Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen aus § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. Art. 6 (1) c) DSGVO.
c.Beginn und Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden ab dem Zeitpunkt der Erteilung oder Ablehnung Ihrer Einwilligung für 12 Monate gespei-chert und anschließend gelöscht.
d.Empfänger der personenbezogenen Daten
Für die Datenverarbeitung setzen wir Usercentrics ein. Zum Schutz Ihrer Daten haben wir mit Usercentrics eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen und Usercentrics verarbeitet Ihre Daten strikt nach unseren Weisungen.
Matomo Analytics
a.Grundsätze
Auf unserer Seite setzen wir die Open-Source-Software „Matomo Analytics“ (ehemals „Piwik“), einen Dienst der InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, New Zealand, NZBN 6106769, zur Analyse Ihrer Nutzung unserer App ein („Matomo“). Wir verwenden Matomo zur Analyse und für statistische Auswertungen der Nutzung der Seite.
b.Verarbeitete personenbezogene Daten und Rechtsgrundlage
Für die Verarbeitung werden Ihre E-Mail-Adresse, IP-Adresse, der auf Ihrer IP-Adresse basierende Standort so-wie Nutzungsdaten (z.B. Titel und URL der angeklickten Seiten) an unsere Server übertragen und in pseudony-men Nutzungsprofilen zusammengefasst. Dafür wird von Matomo auf Ihrem Endgerät ein Cookie gesetzt (siehe auch Abschnitt „Cookies“). Die so erfassten Daten verwenden wir ausschließlich zur Erfolgsmessung und Wei-terentwicklung unserer Seite im Sinne des Nutzers. Eine Weitergabe der erfassten Daten an Dritte erfolgt nicht.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. § 25 (1) TDDDG bzw. Art. 6 (1) a) DSGVO. Diese erteilen Sie uns über das auf unserer Seite eingebundene „Usercentrics Consent Ma-nagement“ (siehe dazu Kapitel „Usercentrics“). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zu-kunft widerrufen, indem Sie Ihre Präferenzen über Usercentrics ändern.
c.Beginn und Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie uns hierfür beim Besuch unserer Webseite Ihre Einwilligung erteilt haben, für 12 Monate gespeichert und anschließend gelöscht.
Cookies
Wir setzen auf unserer Homepage „Cookies“ ein. Cookies sind kleine Dateien, die es uns ermöglichen, auf Ihrem PC oder sonstigem Endgerät spezifische, auf Sie, den Nutzer, bezogene Informationen zu speichern, während Sie die Webseite nutzen. Cookies helfen zum Beispiel dabei, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer zu ermitteln, das Nutzungsverhalten zu analysieren, die Sicherheit zu erhöhen, sowie Webdienste möglichst komfortabel, effizient und interessant zu gestalten. Unsere Seite setzt zur bedarfsgerechten Gestaltung unserer Dienste auf Basis Ihrer Einwilligung Cookies zur Nutzungsanalyse über den Dienst „Matomo“ ein (siehe Ab-schnitt „Matomo Analytics“). Unsere Seite setzt darüber hinaus nach Ihrer Anmeldung (mit Firmenkennung/ID und/oder Benutzernamen und Passwort) sogenannte "Session-Cookies" des Dienstleisters LexCom ein, mit de-nen Sie während der Dauer Ihres Besuchs identifiziert werden können. Nach dem Ende der Sitzung verfallen Session-Cookies automatisch, d.h. sie werden gelöscht. Hierbei handelt es sich um Cookies, die technisch erfor-derlich sind, um Ihnen die Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen (sog. „notwendiges Cookies“).
3. Ihre Rechte
Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt 4 .
Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollstän-diger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, so-weit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Lö-schung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilli-gung widerrufen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Da-ten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen AG oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln..
Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenver-arbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.
Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauf-tragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.
D. Ihre Ansprechpartner
Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte
Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der fol-genden Webseite https://datenschutz.volkswagen.de.
Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg
Stand: Februar 2026