Datenschutzerklärung für die Nutzung des Systems EPIS (Electronics Parts Information System)
A. Verantwortlicher
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“) bei Nutzung des Systems EPIS.
B. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten
I. Grundsätze
EPIS ist die Standardanwendung des Volkswagen Konzerns zum Erstellen und Verwalten von Katalogen von Originalteilen und Zubehör. Es ist speziell dafür vorgesehen, die in der Händlerorganisation betriebenen Original-Teilekataloge ETKA, ETOS usw. mit Dateninhalten zu versehen. Darüber hinaus kommuniziert EPIS mit verschiedenen Gruppensystemen sowie mit Produktionsstandorten der Gruppe im In- und Ausland, Vertriebszentren und Importeuren. Die SAP-Originalteilsysteme ET2000, die von Vertriebszentren/Importeuren und anderen kommerziellen Systemen betrieben werden, werden von EPIS mit Materialstammdaten, wie z.B. Materialnummer, Teilebezeichnungen, Stücklisten, Maße, Gewichte, Lieferanten und andere Daten versorgt.
II. Verarbeitete personenbezogene Daten
In EPIS werden neben einer internen User ID (IT-Nutzungsdaten) auch berufliche Kontakt und Organisationsdaten wie der Name und der Vorname, die berufliche Telefonnummer und die berufliche E-Mail-Adresse sowie das Abteilungskürzel gespeichert.
Für die Verarbeitung der beruflichen und IT-Nutzungsdaten ist folgende Rechtsgrundlage relevant:
- Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG) – gilt für die Mitarbeiter der Volkswagen AG
- ein überwiegendes berechtigtes Interesse der Volkswagen AG (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – gilt für User, die keine Beschäftigten der Volkswagen AG sind
Das berechtigte Interesse der Volkswagen AG liegt darin, den Ansprechpartner für entsprechende Teilenummern schnell zu identifizieren, um Rückfragen beantworten zu können und so die Zufriedenheit von Händlern und Kunden sicherzustellen.
Die personenbezogenen Daten können von dem betroffenen User eingesehen und ggf. auch verändert werden. Von den Betroffenen werden lediglich berufliche Kontaktdaten und IT-Nutzungsdaten verarbeitet. Organisatorisch wird bei der Beantragung eines Users immer ein mehrstufiges Verfahren zur Userberechtigung durchlaufen, sodass auch nur die User berechtigt werden, die einen Zugriff zwingend benötigen. So wird der Kreis der Nutzer möglichst klein gehalten.
III. Beginn und Dauer der Speicherung
Die Daten von Benutzern werden beim Anlegen eines Benutzers durch einen Administrator verwaltet und gespeichert. Sollte der EPIS Zugang für einen User nicht mehr benötigt werden, wird der Zugang spätestens einen Monat nach der Rückmeldung, dass EPIS nicht mehr benötigt wird, gesperrt.
Für die Rückfragen bzw. Nachweispflicht, bei unklarer Fahrzeug-Teile Identifikation ist es notwendig die Zuordnung des technisch verantwortlichen Redakteurs zu Fahrzeug-Teilen zu speichern. Die Speicherung erfolgt ab der Zuordnung des technischen verantwortlichen Redakteurs, zu bestimmten Fahrzeug-Teil. Diese Zuordnung bleibt für 30 Jahren gespeichert. Diese Zuordnung ist für alle EPIS User ersichtlich, d.h. auch für die berechtigten EPIS User die von außerhalb Europa, aus s.g. Drittländern, auf EPIS zugreifen.
IV. Drittlandübermittlung
Ein EPIS Zugriff haben folgende Gesellschaften: Volkswagen Group of America, Volkswagen de Mexico, Volkswagen do Brasil, Volkswagen Argentina, Volkswagen South Africa, MAN Latin America, Bugatti, Bentley, Lamborghini, Porsche, Audi, Seat, Skoda, FAW VW-VW, FAW VW-Audi, SVW, Volkswagen Group Service, Volkswagen Group Russland.
Sofern die Datenverarbeitung in einem Drittland außerhalb der EU/des EWR erfolgt, sind wir als Verantwortlicher in der Pflicht, hierfür ein bestimmtes Schutzniveau zu garantieren. Durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln stellen wir sicher, dass dieses Schutzniveau gewahrt wird. Die verwendeten EU-Standardvertragsklauseln können Sie über die URL https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:DE:PDF abrufen.
V. Empfänger der personenbezogenen Daten
Dienstleister: Der Dienstleister LexCom Informationssysteme GmbH als Auftragsverarbeiterin eignet und betreut das System EPIS zu Zwecken des technischen Supportes und der Weiterentwicklung.
Systemnutzer: Alle Nutzer des Systems besitzen Zugriff auf personenbezogene Daten gemäß der Auflistung unter II, um den angestrebten fachspezifischen Austausch vornehmen zu können.
C. Ihre Rechte
Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt D.
Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen AG oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.
Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.
Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.
D. Ihre Ansprechpartner
Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte
Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite https://datenschutz.volkswagen.de.
Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg
Stand: Dezember 2019